Bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging
Inwoners en bedrijven verwachten een betrouwbare overheid die zorgvuldig met informatie omgaat. Het gaat om beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie, in de meest brede zin van het woord. Het waarborgen van de betrouwbaarheid van informatie zorgt voor een goede kwaliteit en continuïteit van de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen. In 2019 hebben we het Informatiebeveiligingsbeleid 2019-2023 opgesteld en een informatiebeveiligingsplan 2020-2023 opgesteld. Via ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) dienen we verantwoording af te leggen op onze informatiebeveiliging.

ENSIA
Gemeente Koggenland heeft in 2019 voldaan aan ENSIA. Het college van burgemeester en wethouders heeft, op basis van ENSIA, met een collegeverklaring verantwoording afgelegd over geselecteerde informatiebeveiligingsnormen inzake DigiD en SUWInet. Een externe ITauditor heeft de collegeverklaring op getrouwheid gecontroleerd en zijn assurance afgegeven. Het college heeft verklaard dat bij gemeente Koggenland op 31 december 2019 de interne beheersingsmaatregelen in opzet en bestaan voldoen aan de geselecteerde normen inzake DigiD en SUWInet. Bovendien heeft gemeente Koggenland tijdig en accuraat de verantwoording over DigiD en SUWInet opgeleverd aan de verticale toezichthouders.

AVG
De Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) stelt eisen aan de omgang met en het verwerken van persoonsgegevens. Binnen de gemeente Koggenland wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van inwoners, medewerkers en (keten)partners. Deze persoonsgegevens worden voornamelijk gebruikt voor het goed uitvoeren van de gemeentelijke (wettelijke) taken.

Voorafgaand en na inwerkingtreding van de AVG in 2018 is hard gewerkt aan het implementeren van de AVG. Zo is er tijdig privacybeleid geïmplementeerd en zijn verantwoordelijkheden in de organisatie belegd. In 2019 zijn er verdere stappen gezet naar het voldoen aan de AVG, zoals:

• het verder en verdiepend uitwerken van de formele verplichtingen van de AVG;
• het aanbesteden en implementeren van een AVG-beheertool;
• het per afdeling aanwijzen van privacy medewerkers. De privacy medewerkers ondersteunen de privacy officer bij het onder controle krijgen van de nieuwe regels;
• het uitvoeren van verschillende privacy onderzoeken op werkprocessen en digitale systemen.
• het organiseren van bewustwordingsacties (In 2019 zijn er verschillende bewustwordingsacties georganiseerd); en
• het vaststellen van een nieuw privacy protocol voor de omgang met persoonsgegevens in het sociaal domein.

De Functionaris Gegevensbescherming heeft in zijn jaarrapportage geconstateerd dat de gemeente Koggenland in 2019 goed privacybeleid heeft gevoerd. Tevens wordt geconstateerd dat de gemeente goed werkende procedures heeft voor de omgang met datalekken en de privacy verzoeken van inwoners. De Functionaris Gegevensbescherming constateert dat de gemeente ruimte tot verbetering heeft op de onderwerpen als fysieke en digitale toegang en het ‘privacy proof’ inrichten van digitale systemen.

Digitale werkomgeving
In samenwerking met SSC DeSom hebben we de nieuwe digitale werkomgeving ontwikkeld voor alle medewerkers. Het project voor de uitrol van deze werkomgeving naar onze medewerkers is eind 2019 gestart.

Klachten
Jaarlijks informeren we u ook over de klachten die bij ons zijn ingediend. Door dit in de jaarrekening op te nemen voldoen we tevens aan het voorschrift om dit te publiceren. In 2019 zijn zestien klachten ingediend. Hiervan zijn er drie ongegrond verklaard. De overige zijn informeel afgehandeld.